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La importancia de un scouting durante la planeación de eventos

La importancia de un scouting durante la planeación de eventos

Planear un evento, independientemente de la ocasión, conlleva muchas tareas diferentes. Siempre pensamos que basta con saber la cantidad de personas que asistirá, pues estamos acostumbrados a pensar en ello primero debido a la cantidad de comida, de bebidas y de sillas y mesas, por mencionar algunas razones. Aunque es información importante, hay aspectos para los que es mejor otra clase de información. Por ejemplo, si vas a contratar música o un DJ, la cantidad de personas dará una idea de la cantidad de equipo que será necesario para que todos tus invitados escuchen a la perfección, pero solamente porque tu proveedor puede imaginarse el espacio en el que se llevará a cabo tu evento.

Por ello, los scoutings (visitas organizadas para conocer a fondo las características del lugar) son muy útiles. A continuación, haremos una breve lista de las cosas que tus proveedores y tú deben tomar en cuenta al realizar uno.

Proveedores

Aunque no lo creas, la mayoría de los proveedores profesionales, tratarán de de organizar un scouting para conocer el lugar del evento, así que pregunta a todos si lo van a requerir y trata de que suceda en la medida de lo posible.

Distancias

Esto incluye distintas áreas, desde conocer las distancias que se tendrán que cubrir para servir a todos los invitados, hasta ubicar por completo el tamaño del espacio o el largo de las extensiones necesarias.

Espacios

Por un lado, es importante saber si el espacio es abierto o cerrado, así como saber qué áreas estarán destinadas únicamente al staff y cuáles a los invitados; además de los puntos en los que podrán instalarse para poder proporcionar el servicio para el que los estás contratando.

Equipo disponible en el lugar

En ocasiones, podríamos asumir que el lugar que rentamos incluye todos los servicios: agua, electricidad y gas, pero es mejor dejarlo claro, ya que, de otro modo, podrían fácilmente quedarte mal. Con un scouting sabrás al 100% qué servicios necesitas y con cuáles cuentas desde la contratación del espacio: desde los ya mencionados hasta audio, iluminación, meseros, limpieza, etc. Puede suceder, por ejemplo, que por ser un espacio abierto, no cuente con electricidad y debas contratar una fuente.

Accesos y horarios

Es de las cosas más importantes a considerar. Es una posibilidad que sea muy sencillo acceder al lugar, pero qué sucede si los únicos accesos para proveedores son a través de escaleras o espacios pequeños y a ti te gustaría incluir un piano. Conocer los accesos, así como los horarios dispuestos para montaje y desmontaje permitirá saber si será posible lograr todos los objetivos o si debes solicitar más tiempo o más personal (y, por lo tanto, mayor presupuesto).

Tener toda esta información ayudará a estar preparados para los inconvenientes que puedan surgir y, al mismo tiempo, para evitar gastos innecesarios debido a la falta de ella.

Si estás buscando audio, video e iluminación para tu evento, no dudes en enviar un correo a info@paaxsound.com con todas tus dudas y comentarios.

Written by Paax Sound

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